Explicamos o que é um plano de ação no mundo dos negócios, sua função e características. Além disso, como fazer um plano de ação.
O que é um plano de ação?
No mundo dos negócios, um plano de ação ou plano estratégico é conhecido como uma ferramenta administrativa ou de gestão, por meio da qual um organização (ou, às vezes, um indivíduo) traça o melhor caminho para a realização de seu Objetivos. São planos completos e detalhados, em diferentes níveis, nos quais se determinam os objetivos específicos, os recursos necessários ao seu cumprimento e, finalmente, as atividades necessárias para realizá-los.
A melhor maneira de entender um plano de ação é como um roteiro, ou seja, um diagrama como chegar ao metas Propostas: assim como existem vários caminhos para se chegar a um destino, também é possível escolher diferentes caminhos para atender aos objetivos da organização.
A importância desses tipos de ferramentas é que elas organizam esforços e permitem um planejamento adequado, o que reduz as margens de erro e o potencial desperdício de energia e recursos.Além disso, esses planos obedecem à premissa de segmentar um problema maior em metas pequenas e realizáveis, movendo-se inadvertidamente em direção à meta global e evitando a paralisia.
Características de um plano de ação
Não existe uma forma única de ser dos planos de ação, já que costumam ser adaptados à situação e às necessidades de cada organização. No entanto, em termos muito gerais, qualquer plano de ação é caracterizado por:
- A partir dos objetivos definidos, propõe um caminho possível (ou vários) rumo ao sucesso (longo prazo), dividindo-o em unidades menores e alcançáveis a curto e médio prazo.
- Deve ter um alto nível de detalhamento em termos de descrição das ações necessárias para atingir o objetivo: recursos necessários, tempo estimado, tarefas prioritárias, etc.
- É específico, na medida em que responde a uma dada situação; Se o quadro real mudar em alguma medida, o plano de ação também precisará ser alterado. Caso contrário, você estará no campo da improvisação e dos imprevistos.
- Geralmente é acompanhado por representações gráficas ou visuais, como diagramas de fluxo, esquemas, organogramasetc.
Como fazer um plano de ação?
Embora não haja uma maneira única de desenvolver um plano de ação, é possível dividi-lo em seis etapas principais que devem ser concluídas para que o plano de ação seja bem-sucedido. E estes são:
- Defina corretamente o Objetivos. Diz o provérbio que o vento nunca sopra a favor de quem não conhece o seu destino. Isso significa que, se não sabemos o que queremos alcançar, será impossível realmente alcançar o sucesso. Para que o ponto de partida de qualquer plano de ação seja sempre o estabelecimento de objetivos alcançáveis, concretos e específicos a longo, médio e curto prazo.
- Levante e escolha o estratégias. Existem muitos caminhos possíveis para um mesmo objetivo, e para escolher aquele que melhor se adapta às nossas necessidades, nossos ritmos e nossos recursos, devemos primeiro considerar todos os caminhos possíveis. Uma vez feita a contagem, podemos gradualmente descartar aqueles que não são úteis ou que não são viáveis, até encontrarmos nossa estratégia mais adequada.
- Defina as tarefas e classifique-as. Uma estratégia nada mais é do que um percurso possível, ou seja, um caminho traçado no abstrato, e que quando colocado em prática resultará em um conjunto de tarefas específicas. Essas tarefas vão desde obter os recursos que faltam, organizá-los e utilizá-los, até a revisão ou controle necessário para o tomando uma decisão. Será importante definir quais são as tarefas necessárias para cumprir a estratégia e depois classificá-las como urgentes, importantes e comuns.
- Faça um gráfico de Gantt. Também conhecida como “gráfico de Gantt”, esta ferramenta o ajudará a definir os horários de início e término de cada tarefa, bem como os tempos necessários para sua revisão. Afinal, nenhuma tarefa pode ser adiada indefinidamente.
- Nomear lideres e responsável. Cada organização implica um hierarquia, ou seja, uma cadeia de gerentes que deve coordenar e impulsionar cada tarefa. Não se trata de nomear chefes, mas sim de delegar autoridade para que não haja “gargalos” que atrasem a tomada de decisões.
- Execute o plano. O capítulo final de qualquer plano é, claro, começar a trabalhar. Isto implica não só cumprir o que está estabelecido no plano, mas também rever através da dinâmica de controlo e supervisão se o plano desenhado está correcto e, caso não esteja, poder corrigi-lo a tempo.