Explicamos o que é um sistema em administração, quais são suas funções, como são compostas e os tipos que existem.
O que é um sistema em administração?
Um sistema em gestão consiste em um conjunto de processos que deve ser realizado pelos membros de uma organização para atingir os objetivos pré-estabelecidos.
Nestes sistemas, eles devem incluir cada unidade administrativa e especificar qual é a função de cada funcionário e quais são suas tarefas para atingir um determinado nível de vendas e produção que se traduz em maiores benefícios para a empresa. o negócio.
Isso facilita a operação do organização, permite controlar o desempenho de cada funcionário e realizar auditorias.
Nos últimos anos, as organizações optaram pela especialização de operários, a atribuição do posso de acordo com os níveis ocupados na hierarquia e a divisão do trabalho. Tudo isso facilita e acelera o tomando uma decisão para atingir os objetivos e metas da organização.
Ao tomar decisões, a equipe confia nas informações que se refletem no sistema de gestão.
Os sistemas cuidam de três coisas:
- Apoie tarefas operacionais.
- Compilar e armazenar dados.
- Gere informações.
Os sistemas são compostos dos seguintes elementos:
- O elemento que fornece material para o sistema operar.
- O propósito para o qual o sistema foi formado.
- O fenômeno que gera mudanças: converter entradas em saídas.
- Comentários. Ele compara a produção com um conjunto de critérios previamente estabelecidos e confia nesses critérios para controlar os resultados.
- O contexto no qual o sistema está localizado. O ambiente interage com o sistema constantemente.
Tipos de sistemas de gestão
Dentro das empresas, os seguintes tipos de sistema de gestão podem ser encontrados:
- Controle do processo o negócio. Sistemas que controlam os processos de negócios e tratam dos processos físicos e industriais.
- Processamento de transações. Sistemas computadorizados usados nos níveis básicos da hierarquia organizacional (no nível operacional). Neles são registradas as transações diárias que viabilizam o funcionamento da organização.
- Suporte no tomando uma decisão. Sistemas baseados em computador que serão usados por um ou mais gerentes específicos. leste sistema de informação O informatizado funciona como um suporte para a tomada de decisões em torno de um problema que deve ser resolvido.
- Informação de gestão. Esses sistemas reúnem informações de diferentes fontes e depois as processam em estatísticas, relatórios ou qualquer outro formato útil. Esta informação é usada por supervisores e gerentes como matéria prima para a tomada de decisões relacionadas à gestão da empresa.
- Colaboração de negócios. Esses sistemas estão entre os mais utilizados e auxiliam os dirigentes da organização a controlar os fluxo de informação dentro de casa. Isso inclui sistemas de multimídia, transferência de arquivos ou o Correio eletrônico.
- Informações executivas. São os sistemas que fornecem informações externas e internas para que os gerentes seniores tomem decisões. São fáceis e rápidos de acessar e apresentar as informações de forma gráfica. Eles fornecem informações gerais que representam de forma simples a operação como um todo.
Dependendo de sua natureza, os sistemas podem ser:
- Aberto. Há uma troca de elementos e informações com o meio ambiente, e essa influência externa modifica resultados, comportamentos e atividades. Por exemplo, uma empresa.
- Fechadas Nenhuma informação ou elemento são trocados com o meio Ambiente: são sistemas fechados contra qualquer tipo de influência. Por exemplo, máquinas.
Outros tipos de sistemas são os seguintes:
- Resumo Eles são compostos de conceitos gerais, números, doutrinas filosóficas, hipótese, ideias, planos ou linguagens. É o "Programas”.
- Concreto Eles são compostos de elementos tangíveis, como equipamentos ou máquinas. É o "hardware”.
- Operacional. Eles são dedicados ao processamento de informações (que geralmente são repetitivas) e à preparação de relatórios.
- Informativo. Eles são responsáveis por armazenar e processar dados e são usados para tomar decisões alinhadas com as metas e objetivos da organização.
- Diretores. Funciona com dados que não foram previamente selecionados ou transformados.
Teoria geral dos sistemas de gestão
A teoria geral dos sistemas é derivada dos escritos de Ludwing von Bertalanffy (biólogo alemão), publicados nas décadas de 1950 e 1960. Essa teoria não se destina a resolver obstáculos ou fornecer soluções práticas. No entanto, saber isso ajuda análise contexto ao tomar decisões dentro de uma organização.
Esta corrente considera que as propriedades de cada sistema não podem ser estudadas como elementos separados, mas devem ser abordadas em conjunto.
Algumas características da teoria dos sistemas são as seguintes:
- Visão sistemática. Cada organização é considerada um sistema que possui cinco partes: entrada, saída, processo, ambiente e feedback.
- Multidimensional. Cada empresa é abordada do ponto de vista macroscópico e microscópico. O primeiro aborda isso em relação ao seu país ou comunidade e a segunda considera suas unidades internas.
- Dinamismo. A interação que ocorre dentro da empresa é considerada um processo dinâmico.
- Adaptabilidade. Considere que as organizações são sistemas adaptativos. Se não fizerem uso dessa qualidade, não sobreviverão às modificações do contexto.
- Descritivo Tem como objetivo caracterizar as qualidades da organização e de sua administração. Plasma o metas Y métodos e descreve os fenômenos das organizações.
- Multicausalidade. Considera que um evento pode ser a consequência de diferentes fatores interdependentes e relacionados.
- Probabilístico. Ele admite que variáveis eles podem ser analisados de forma preditiva, não com base em certezas.